受注伝言サービスの使いかた

お客様からの注文など、大量のメッセージを録音する必要がある場合に、複数のメールボックスで順番に受け付けることができます。注文メッセージがほぼ均等に各メールボックスに録音されるので、数人の受付担当者で手分けをして、注文の処理を短時間で行うことができます。

注意
  • NTT ダイヤルインを代表番号として運用している場合のみ、利用できます。
  • 受注伝言サービスを利用するには、工事段階での設定が必要です。詳しくは、販売店に確認してください。

受注伝言サービスの動作

受注伝言サービスでは、次のような流れで受注用のメールボックスにメッセージが録音されます。

  1. お客様から電話がかかってくる
    NTT ダイヤルイン番号にかかってきた電話が内線代表呼出番号に着信し、同じ内線代表グループの内線番号(仮想内線)に、順番で振り分けられます。
  2. 応答メッセージが流れる
    例:「はい、○○商事です。ご注文を承ります。」
  3. 各受注用メールボックスに注文内容が録音される
受注伝言サービスの動作のイメージ

各担当者が行うこと

受注伝言サービスを利用するために各担当者が行う設定および操作は、次のとおりです。

システム管理者

  1. 販売店への工事設定依頼
    受注伝言サービスを行うために、販売店に下記の工事設定を依頼してください。
    – 内線代表呼出番号および仮想内線番号の設定
    例:内線代表呼出番号 … 500(内線代表グループ番号2)、仮想内線番号…501~503
    – 内線代表グループの設定
    例:仮想内線番号501~503 … 内線代表グループ番号2
    – NTT ダイヤルイン番号と内線代表呼出番号の連動設定
    – 仮想内線番号と同一番号の受注用メッセージボックスの作成
    「着信代行時の内線グループ着信」… する
  2. 受注用メールボックスの設定
    受注用メールボックスに対して、名前(“注文受付No.1”など)および注文受付用の留守番メッセージを録音しておきます。また、内線留守番サービス(着信代行)を設定します。

受付担当者

受注用メールボックスに録音された注文を聞き取り、手配します。注文を聞き取ったあと、保存の必要がないものは、そのつど削除してください。

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