外線留守番サービスの使いかた

夜間、休日などに指定された外線にかかってきた電話に、ボイスメールが留守番電話として応対します。
保存されたメッセージは、メールボックスサービスの利用方法と同じ方法で確認できます。詳しくは『自分あてのメッセージを聞く』(⇒P.2-6)を参照してください。このとき、自分のメールボックスではなく、外線留守番ボックスのメールボックス番号を指定してください。
ここでは、応答メッセージの登録や、外線留守番サービス利用時の動作、外出先の電話機からメッセージを確認する方法について説明します。

こんなときは
外線留守番サービスを利用するには、工事段階の設定が必要です。詳しくは、システム管理者に確認してください。

応答メッセージの録音・確認・消去

< VRS メッセージ編集>
外線留守番サービス利用時に送出される応答メッセージは、VRS メッセージを使用します。

こんなときは
VRS メッセージは、最大100 種類まで録音できます。ただし、次の機能で使用するメッセージの合計数が100 以下となるようにしてください。
• 外線留守番サービスの応答メッセージ
• 着信お待たせメッセージ
• オートアテンダントメッセージ

録音のしかた

  1. 受話器を上げる
  2.  * 2 0を押す
    *20 は、VRS メッセージ編集の特番(初期値)です。
  3. 7を押す
    7 は、録音の番号です。
  4. VRS メッセージ番号(001~100)を押す
    ※CPUバージョンにより 2桁もしくは3桁の入力になります。
  5. 応答メッセージを受話器で録音する
  6. 受話器を戻す
    これで、応答メッセージが録音できました。
こんなときは
受話器を戻すときは、静かに戻してください。乱暴に戻すと、応答メッセージの最後に「ガチャン」という音が入ってしまいます。

確認のしかた

登録した応答メッセージを再生して、確認できます。

  1. 受話器を上げる
  2. * 2 0 を押す
    *20は、VRS メッセージ編集の特番(初期値)です。
  3. 5を押す
    5 は、聴取の番号です。
  4. VRS メッセージ番号(001~100)を押す
    ※CPUバージョンにより 2桁もしくは3桁の入力になります。
  5. 応答メッセージが再生される
  6. 受話器を戻す
    これで、応答メッセージが確認できました。

消去のしかた

録音した応答メッセージを消去する場合は、次の操作を行ってください。

  1. 受話器を上げる
  2. * 2 0 を押す
    *20は、VRS メッセージ編集の特番(初期値)です。
  3.  3を押す
    3 は、消去の番号です。
  4. VRS メッセージ番号(001~100)を押す
    ※CPUバージョンにより 2桁もしくは3桁の入力になります。
  5. 指定した応答メッセージが消去される
  6. 受話器を戻す
    これで、応答メッセージが消去できました。

応答メッセージを指定する

<外線留守番サービスの応答メッセージ番号設定>
外線留守番サービス利用時に送出される応答メッセージの番号(000~100)を設定します。

  1. スピーカを押す
  2. * 3 6 を押す
    *36 は、外線留守番サービスの送出ガイダンス番号設定の特番(初期値)です。
  3. 外線番号を押す(着信時外線ファンクションボタンに割りついているボタン)
    外線番号(ポート番号)の確認の方法HELPボタンを押して、設定するボタンを押す
    液晶画面にポート番号が表示されたのが、外線番号になります。
  4. 応答メッセージを流したい時間帯の番号を押す
    時間帯は、1~8 の中から選ぶことができます。
    ※導入時工事の段階で設定します。
  5. VRS メッセージ番号(000~100)を押す
    セット音が聞こえます。
    ※000 を押した場合は、固定ガイダンスが選択されます。
  6. スピーカを押す
    これで、応答メッセージ番号が指定できました。

外線留守番サービスを利用している外線に電話をかける

外線留守番サービスを利用しているときは、次のように動作します。

  1. お客様から電話がかかってくる
  2. 応答メッセージが流れる
    • メッセージが録音できる場合
    例:「本日の業務は終了いたしました。ご用件をうけたまわります。メッセージをどうぞ。ピピッ」
    お客様がメッセージを録音します。
    • メッセージが録音できない場合(手順3 に進んでください)
    例:「本日の業務は終了いたしました。明日またおかけ直しください」
  3. お客様が電話を切る
    メッセージが録音された外線留守録ボックスのメールボックスボタンが赤点滅し、大型ランプが緑点滅します。
こんなときは
手順2 でメッセージを受け付けないようにするには、工事段階の設定が必要です。
こんなときは
手順2 でメッセージを録音しない場合
応答メッセージが流れたあとに、通話を終了します。

外線からメッセージを聞く

外線留守録ボックスに録音されたメッセージを、外から聞くことができます。

こんなときは
  • この機能は、外線留守録ボックスにパスワードが設定されている場合のみ使えます。
  • 工事段階での設定が必要です。詳しくは、システム管理者に確認してください。
  1.  外線から電話をかける
    プッシュ信号(PB)を送出できる電話機から電話をかけます。
  2. 応答メッセージが流れる
    例:「本日の業務は終了いたしました。ご用件をうけたまわります。メッセージをどうぞ。ピピッ」
  3. 留守番ボックスのパスワードを入力したあと、#を押す
    例:留守番応答するメールボックスのパスワードが「1234」の場合、1234#と押します。
    ガイダンス「サービスコードをどうぞ」
  4. 1 # を押す
    メッセージが再生されます。
    ガイダンス「××件です」
  5. メッセージが再生される
    メッセージは、最新のものから順番に再生されます(初期設定)。
    〈1 つのメッセージを聞き取ると〉
    ガイダンス「オプションコードをどうぞ」
  6. オプションコードを入力する
    『サービス・オプションコード一覧表』(⇒P.2-2)を参照してください。
    オプション機能を使用しない場合は、手順7 に進んでください。
  7. 受話器を戻す(通話を終了する)
こんなときは
手順3 で#を入力したあと“プー”という音が聞こえた場合
パスワードが間違っています。パスワードを入力し直してください。パスワードが間違っているとメッセージを聞くことができません。
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