夜間、休日などに指定された外線にかかってきた電話に、ボイスメールが留守番電話として応対します。
保存されたメッセージは、メールボックスサービスの利用方法と同じ方法で確認できます。詳しくは『自分あてのメッセージを聞く』を参照してください。このとき、自分のメールボックスではなく、外線留守番ボックスのメールボックス番号を指定してください。
ここでは、応答メッセージの登録や、外線留守番サービス利用時の動作、外出先の電話機からメッセージを確認する方法について説明します。
- 外線留守番サービスを利用するには、工事段階の設定が必要です。詳しくは、システム管理者に確認してください。
応答メッセージの録音・確認・消去
＜ VRS メッセージ編集＞
外線留守番サービス利用時に送出される応答メッセージは、VRS メッセージを使用します。
- VRS メッセージは、最大100 種類まで録音できます。ただし、次の機能で使用するメッセージの合計数が100 以下となるようにしてください。
• 外線留守番サービスの応答メッセージ
• 着信お待たせメッセージ
• オートアテンダントメッセージ
録音のしかた
- 受話器を上げる
- * 2 0を押す
＊20 は、VRS メッセージ編集の特番（初期値）です。 - 7を押す
7 は、録音の番号です。 - VRS メッセージ番号（001～100）を押す
※CPUバージョンにより ２桁もしくは３桁の入力になります。 - 応答メッセージを受話器で録音する
- 受話器を戻す
これで、応答メッセージが録音できました。
- 受話器を戻すときは、静かに戻してください。乱暴に戻すと、応答メッセージの最後に「ガチャン」という音が入ってしまいます。
確認のしかた
登録した応答メッセージを再生して、確認できます。
- 受話器を上げる
- * 2 0 を押す
＊20は、VRS メッセージ編集の特番（初期値）です。 - 5を押す
5 は、聴取の番号です。 - VRS メッセージ番号（001～100）を押す
※CPUバージョンにより ２桁もしくは３桁の入力になります。 - 応答メッセージが再生される
- 受話器を戻す
これで、応答メッセージが確認できました。
消去のしかた
録音した応答メッセージを消去する場合は、次の操作を行ってください。
- 受話器を上げる
- * 2 0 を押す
＊20は、VRS メッセージ編集の特番（初期値）です。 - 3を押す
3 は、消去の番号です。 - VRS メッセージ番号（001～100）を押す
※CPUバージョンにより ２桁もしくは３桁の入力になります。 - 指定した応答メッセージが消去される
- 受話器を戻す
これで、応答メッセージが消去できました。
応答メッセージを指定する
＜外線留守番サービスの応答メッセージ番号設定＞
外線留守番サービス利用時に送出される応答メッセージの番号（000～100）を設定します。
- スピーカを押す
- * 3 6 を押す
＊36 は、外線留守番サービスの送出ガイダンス番号設定の特番（初期値）です。 - 外線番号を押す（着信時外線ファンクションボタンに割りついているボタン）
外線番号（ポート番号）の確認の方法HELPボタンを押して、設定するボタンを押す
液晶画面にポート番号が表示されたのが、外線番号になります。 - 応答メッセージを流したい時間帯の番号を押す
時間帯は、1～8 の中から選ぶことができます。
※導入時工事の段階で設定します。 - VRS メッセージ番号（000～100）を押す
セット音が聞こえます。
※000 を押した場合は、固定ガイダンスが選択されます。 - スピーカを押す
これで、応答メッセージ番号が指定できました。
外線留守番サービスを利用している外線に電話をかける
外線留守番サービスを利用しているときは、次のように動作します。
- お客様から電話がかかってくる
- 応答メッセージが流れる
• メッセージが録音できる場合
例：「本日の業務は終了いたしました。ご用件をうけたまわります。メッセージをどうぞ。ピピッ」
お客様がメッセージを録音します。
• メッセージが録音できない場合（手順3 に進んでください）
例：「本日の業務は終了いたしました。明日またおかけ直しください」 - お客様が電話を切る
メッセージが録音された外線留守録ボックスのメールボックスボタンが赤点滅し、大型ランプが緑点滅します。
- 手順2 でメッセージを受け付けないようにするには、工事段階の設定が必要です。
- 手順2 でメッセージを録音しない場合
応答メッセージが流れたあとに、通話を終了します。
外線からメッセージを聞く
外線留守録ボックスに録音されたメッセージを、外から聞くことができます。
- この機能は、外線留守録ボックスにパスワードが設定されている場合のみ使えます。
- 工事段階での設定が必要です。詳しくは、システム管理者に確認してください。
- 外線から電話をかける
プッシュ信号（PB）を送出できる電話機から電話をかけます。 - 応答メッセージが流れる
例：「本日の業務は終了いたしました。ご用件をうけたまわります。メッセージをどうぞ。ピピッ」 - 留守番ボックスのパスワードを入力したあと、#を押す
例：留守番応答するメールボックスのパスワードが「1234」の場合、1234＃と押します。
ガイダンス「サービスコードをどうぞ」 - 1 # を押す
メッセージが再生されます。
ガイダンス「××件です」 - メッセージが再生される
メッセージは、最新のものから順番に再生されます（初期設定）。
〈1 つのメッセージを聞き取ると〉
ガイダンス「オプションコードをどうぞ」 - オプションコードを入力する
『サービス・オプションコード一覧表』を参照してください。
オプション機能を使用しない場合は、手順7 に進んでください。 - 受話器を戻す（通話を終了する）
- 手順3 で＃を入力したあと“プー”という音が聞こえた場合
- パスワードが間違っています。パスワードを入力し直してください。パスワードが間違っているとメッセージを聞くことができません。